Elegir contrato también define responsabilidades
Cuando una empresa necesita contratar a una persona, una de las primeras preguntas suele ser: ¿qué tipo de contrato debemos utilizar?
Pero hay otra pregunta igual de importante que muchas veces se deja para después: ¿quién debe pagar la seguridad social?
En Colombia, no todos los contratos funcionan igual.
Tener un contrato laboral a término fijo no genera las mismas responsabilidades que trabajar mediante un contrato de prestación de servicios. Tampoco es lo mismo contratar una persona para una obra específica que vincularla permanentemente a una empresa.
Elegir correctamente la modalidad de contratación es importante no solamente por la duración del vínculo, sino también por las obligaciones laborales, prestaciones sociales y aportes a seguridad social que pueden generarse.
Primero: no todos los contratos son contratos laborales
Esta es probablemente la diferencia más importante.
Podemos encontrar, entre otras, dos grandes situaciones: relaciones laborales, en las que existe un empleador y un trabajador, y relaciones civiles o comerciales, como ocurre normalmente con los contratos de prestación de servicios independientes.
Aunque una persona realice actividades para una empresa en ambos casos, las responsabilidades frente a seguridad social pueden ser muy diferentes.
Contrato a término indefinido
Con los cambios introducidos por la Reforma Laboral, el contrato de trabajo a término indefinido se consolidó como la modalidad general de vinculación laboral en Colombia.
Este contrato no tiene una fecha específica de terminación.
Se mantiene mientras subsistan las causas que dieron origen a la relación laboral y la actividad para la cual fue contratado el trabajador.
Al existir una relación laboral, los aportes se distribuyen entre empleador y trabajador. En términos generales:
- Salud: cotización total 12,5 %. Empleador 8,5 % y trabajador 4 %.
- Pensión: cotización total 16 %. Empleador 12 % y trabajador 4 %.
- Riesgos laborales, ARL: el aporte depende del nivel de riesgo de la actividad y es asumido por el empleador.
- Caja de Compensación Familiar: el empleador realiza el aporte correspondiente, generalmente equivalente al 4 % del Ingreso Base de Cotización.
El empleador es además responsable de realizar correctamente las afiliaciones y gestionar los aportes a través de PILA.
Contrato a término fijo
El contrato a término fijo sigue siendo válido en Colombia, pero la Reforma Laboral introdujo cambios importantes.
Actualmente debe:
- Celebrarse por escrito.
- Tener una duración definida.
- No superar, incluyendo sus prórrogas, un máximo de cuatro años.
Cuando no se cumplen las condiciones legales aplicables, el vínculo puede llegar a entenderse como un contrato a término indefinido.
La seguridad social no cambia por ser contrato fijo. Una persona con contrato laboral a término fijo es un trabajador dependiente.
Por lo tanto, durante el tiempo que permanezca vinculada tiene derecho a las afiliaciones y aportes correspondientes a salud, pensión, riesgos laborales y Caja de Compensación Familiar.
Además, tiene derecho a prestaciones sociales y vacaciones en proporción al tiempo trabajado.
Que el contrato dure tres meses, seis meses o un año no elimina las obligaciones de seguridad social del empleador.
Contrato por obra o labor determinada
Esta modalidad se utiliza cuando la contratación está asociada a una obra, proyecto o actividad específica.
Por ejemplo, una empresa podría contratar una persona para trabajar durante la ejecución de determinado proyecto.
La duración no necesariamente se establece mediante una fecha exacta. En cambio, el contrato termina cuando finaliza la obra o labor específica para la cual fue contratado el trabajador.
Con las reglas actuales, este contrato debe celebrarse por escrito y describir claramente cuál es la obra o labor que justifica la contratación.
Si la obra termina pero la persona continúa trabajando sin que exista una nueva labor claramente definida, pueden surgir consecuencias sobre la naturaleza del vínculo.
Al tratarse de un contrato laboral, funciona de manera similar al contrato fijo o indefinido. El empleador debe gestionar los aportes a:
- Salud.
- Pensión.
- ARL.
- Caja de Compensación Familiar.
El trabajador aporta los porcentajes que legalmente le corresponden de salud y pensión mediante los descuentos realizados en nómina.
También tiene derecho a las prestaciones sociales correspondientes.
Entonces, ¿qué cambia entre fijo, indefinido y obra o labor?
Principalmente cambia la duración y la forma en que puede terminar la relación laboral.
Pero existe algo que comparten: los tres son contratos laborales.
Por eso, en condiciones normales, generan obligaciones laborales y de seguridad social para el empleador.
Una persona no pierde su derecho a seguridad social simplemente porque el contrato sea temporal.
¿Y qué ocurre con el contrato de prestación de servicios?
Aquí encontramos una diferencia importante.
El contrato de prestación de servicios normalmente corresponde a una relación independiente.
La persona no actúa como trabajador dependiente sino como contratista.
Por esta razón, normalmente es el propio trabajador independiente quien debe gestionar y pagar sus aportes a seguridad social.
Para los contratistas por prestación de servicios personales, la UGPP establece aportes sobre el Ingreso Base de Cotización correspondiente.
Actualmente las tarifas generales incluyen salud del 12,5 % y pensión del 16 %.
La obligación de afiliación a riesgos laborales dependerá de la duración del contrato y del nivel de riesgo de la actividad.
¿Cómo se calcula la seguridad social de un contratista?
Para un contrato de prestación de servicios personales, uno de los conceptos fundamentales es el Ingreso Base de Cotización, IBC.
La UGPP establece como referencia para este tipo de contratista un IBC equivalente al 40 % del valor mensualizado del contrato, sujeto a las reglas y límites establecidos por la normativa.
Sobre ese valor se calculan los aportes correspondientes.
Por ejemplo, si el valor mensual del contrato es de $4.000.000, el Ingreso Base de Cotización aproximado sería $4.000.000 por 40 %, es decir, IBC de $1.600.000.
Sin embargo, existe una consideración adicional importante: el IBC está sujeto a los mínimos legales aplicables.
Por eso, antes de liquidar una planilla PILA siempre debe revisarse el salario mínimo vigente y las condiciones particulares del contratista.
¿Quién paga la ARL en prestación de servicios?
Depende del contrato y del nivel de riesgo.
Para trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios, la afiliación a riesgos laborales puede ser obligatoria cuando el contrato supera un mes.
También existen reglas especiales cuando la actividad está clasificada en niveles de riesgo altos.
Por ejemplo, cuando la actividad corresponde a riesgo IV o V pueden existir obligaciones específicas para el contratante.
Por eso la ARL no debería liquidarse automáticamente sin revisar previamente:
- La duración del contrato.
- La actividad desarrollada.
- El nivel de riesgo.
- Las responsabilidades del contratante.
¿Un contratista recibe prima, cesantías y vacaciones?
En una verdadera relación independiente de prestación de servicios, normalmente no existen prestaciones sociales laborales como:
- Prima de servicios.
- Cesantías.
- Intereses sobre cesantías.
- Vacaciones remuneradas propias de una relación laboral.
El contratista recibe los honorarios pactados y asume las obligaciones que le corresponden como trabajador independiente.
Pero aquí aparece una advertencia muy importante.
Llamarlo prestación de servicios no siempre significa que realmente lo sea
El nombre que aparece en el documento no es lo único que determina la naturaleza de una relación.
En Colombia existe el principio de primacía de la realidad sobre las formalidades.
Esto significa que las condiciones reales bajo las cuales se desarrolla el trabajo pueden ser más importantes que el nombre que las partes le dieron al contrato.
Por eso una empresa debería tener cuidado con situaciones en las que un supuesto contratista:
- Está permanentemente subordinado.
- Recibe instrucciones propias de una relación laboral.
- Desarrolla personalmente y de manera continua las funciones.
- Está integrado a la operación como cualquier otro trabajador.
Cuando las condiciones reales corresponden a una relación laboral, pueden surgir discusiones sobre lo que comúnmente se conoce como contrato realidad.
Por eso la prestación de servicios no debería utilizarse simplemente como una forma de reducir costos laborales.
Ejemplo práctico: contratar una persona para administrar una oficina
Supongamos que una pequeña empresa necesita una persona para realizar funciones administrativas permanentemente.
La persona trabajará de forma continua dentro de la organización y estará bajo dirección del empleador.
En ese escenario, podría existir una verdadera relación laboral.
El empleador tendría que analizar cuál modalidad laboral corresponde: indefinido, término fijo u otra modalidad legalmente aplicable.
Ahora imaginemos una situación diferente.
La empresa necesita que un contador externo realice una asesoría puntual, maneje sus propios horarios, trabaje con sus propios medios y entregue un resultado determinado.
Aquí podría existir una relación independiente mediante prestación de servicios.
Aunque ambas personas trabajen para la empresa, la naturaleza de la relación es diferente.
¿Qué ocurre si una persona tiene contrato laboral y además prestación de servicios?
También puede suceder.
Una persona puede trabajar como empleada para una empresa y simultáneamente tener ingresos adicionales como independiente.
El hecho de que su empleador ya realice aportes a seguridad social no necesariamente elimina la obligación de cotizar sobre sus ingresos adicionales.
La UGPP contempla específicamente esta situación.
Cuando los ingresos adicionales como independiente alcanzan las condiciones establecidas por la normativa, la persona puede tener que realizar aportes adicionales a salud y pensión sobre esos ingresos.
Por eso decir: ya pago seguridad social porque tengo empleo no siempre significa que todas las obligaciones estén cubiertas.
Contrato laboral vs. prestación de servicios: la diferencia práctica
Podríamos resumirlo así:
- Si tienes un contrato laboral, existe un empleador.
- La empresa administra las afiliaciones y realiza los aportes mediante nómina y PILA.
- Los aportes de salud y pensión se distribuyen entre empleador y trabajador.
- El empleador asume ARL y las obligaciones parafiscales que correspondan.
- El trabajador tiene derecho a prestaciones sociales según la normativa.
- Si tienes un contrato de prestación de servicios, en principio eres trabajador independiente.
- Debes revisar y gestionar tus propias obligaciones de seguridad social.
- Generalmente realizas directamente los aportes correspondientes a salud y pensión.
- La ARL depende de las características del contrato y nivel de riesgo.
- No existen automáticamente prestaciones sociales propias de una relación laboral.
¿Qué contrato debería utilizar una empresa?
No debería elegirse únicamente preguntando: ¿cuál me sale más barato?
La pregunta correcta es: ¿cómo va a funcionar realmente esta relación?
Antes de contratar debería analizarse:
- Qué funciones realizará la persona.
- Durante cuánto tiempo.
- Si existe subordinación.
- Si tendrá horario.
- Si la actividad es permanente o temporal.
- Si se trata de una obra claramente determinada.
- Si trabajará con autonomía.
- Qué riesgos laborales existen.
- Qué obligaciones de seguridad social tendrá cada parte.
Una elección incorrecta puede producir posteriormente problemas en nómina, seguridad social, prestaciones sociales, afiliaciones, terminación de contratos, liquidaciones laborales y fiscalización de aportes.
Contratar correctamente empieza antes de firmar
Muchas pequeñas empresas consideran que contratar comienza cuando la persona firma el documento.
En realidad, debería comenzar antes.
Primero se identifica la necesidad.
Luego se determina qué tipo de relación existe.
Después se selecciona el contrato adecuado.
Y finalmente se gestionan correctamente: contrato, afiliaciones, nómina, PILA, novedades y terminación.
Cuando este proceso se organiza desde el principio, es mucho más fácil evitar inconsistencias posteriormente.
¿Vas a contratar a alguien y no sabes qué debes gestionar?
Cada tipo de contratación puede generar responsabilidades diferentes.
Si eres empresa o empleador y necesitas organizar la vinculación de un trabajador, puedo acompañarte en procesos relacionados con:
- Documentación de ingreso.
- Afiliaciones a seguridad social.
- Contratación.
- Nómina.
- PILA.
- Novedades laborales.
- Organización documental.
- Seguimiento del trabajador.
Y si eres contratista independiente, también puedo ayudarte a revisar tus afiliaciones y aportes para determinar cómo gestionar correctamente tu seguridad social.
Antes de firmar o liquidar una planilla, revisemos qué aplica realmente a tu situación.